Thuiswerken? Op deze manier blijft jouw organisatie goed telefonisch bereikbaar.
Sinds 2020 is thuiswerken niet meer weg te denken uit de samenleving. Je ziet dat veel organisaties hybride vormen van thuiswerken hanteren en dat werknemers veel meer vanuit thuis werken dan voorheen. Maar hoe zorg je ervoor dat je organisatie goed telefonisch bereikbaar blijft wanneer je werknemers op verspreide locaties aan het werk zijn? Wij leggen je uit hoe je dit aanpakt.
Telefooncentrale in de cloud
De meeste organisaties zijn welbekend met VoIP (Voice over Internet Protocol).VoIP houdt in dat je over datalijnen telefoneert.
Tegenwoordig maken de meeste organisaties al gebruik van VoIP in plaats van analoge telefonie. Dit betekent alleen niet altijd dat jouw organisatie klaar is voor thuiswerkers. Je hebt namelijk zogenaamde “On premise” oplossingen van VoIP, waardoor de telefooncentrale wel beschikbaar gesteld kan worden voor personen op andere locaties, maar dan zijn hier wel aparte instellingen voor nodig.
Als je jouw organisatie optimaal wil inrichten voor thuiswerken, dan is de beste weg om jouw telefooncentrale naar de cloud brengen. Dit houdt in dat jouw VoIP telefooncentrale niet meer op jouw kantoorlocatie draait op een server, maar vanuit een datacenter. Zowel de vaste telefoon van de organisatie als mobiele telefoons worden met deze software ingeregeld, waardoor locatie niet meer uitmaakt.
Wat zijn de voordelen?
Buiten het feit dat je – ongeacht je locatie – makkelijk kunt bellen via cloud telefonie, kun je ook in de telefonie-software zien wanneer iemand al telefonisch in gesprek is. Hierdoor hoeft niemand fysiek op locatie aanwezig te zijn om te zien of je kunt doorverbinden bij een inkomende oproep.
Daarnaast kunnen net zoals op kantoor belgroepen ingesteld worden. Dit houdt in dat wanneer iemand naar het vaste nummer belt, je ervoor kan zorgen dat de mobiele telefoon afgaat van een aantal werknemers binnen je organisatie. Ook kun je instellen wanneer iemand niet opneemt binnen een aantal seconden, de mobiele telefoon van iemand anders overgaat. Ook kun je dit natuurlijk inrichten voor aparte afdelingsnummers. Dit betekent dat wanneer iemand naar het nummer van bijvoorbeeld de afdeling sales belt, dat dan de telefoons over zullen gaan bij de salesmedewerkers.
Tips om telefonische bereikbaarheid bij thuiswerken te optimaliseren
Om goed gebruik te kunnen maken van VoIP in de cloud raden wij aan om rekening te houden met de volgende drie zaken:
- Let op de kwaliteit van je internetverbinding
Heb je geen goede wifi-verbinding? Zorg dan voor een bekabelde aansluiting van je pc of laptop. Zo zorg je voor een stabiele internetverbinding en zal de verbinding van je telefoongesprekken ook in orde zijn.
- Gebruik een kwalitatieve headset
Een headset met microfoon van goede kwaliteit zorgt ervoor dat je zuiver verstaanbaar bent voor degene die je aan de lijn hebt. Ook zal dit ervoor zorgen dat achtergrondgeluiden niet storend zijn tijdens het gesprek.
- Kies de juiste software
Kies voor VoIP-software die goed aansluit bij de wensen van je organisatie. Houd bijvoorbeeld rekening met mogelijkheden zoals wachtijen, callcenterfuncties, telefonistefuncties of integraties met andere apps zoals Microsoft Teams of WhatsApp.
Nox Telecom helpt je graag met telefonie in de cloud
Nox Telecom maakt gebruik van de software van Xelion en 3CX. Deze softwaremogelijkheden hebben ieder hun eigen voordelen. Wij helpen je graag bij het kiezen van de juiste software. Vul het contactformulier in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
